مقدمه‌ای برای مراحل حل مسئله
به چه چیزی «مسئله» می‌گویند؟ یک مسئله موقعیتی است که در آن با دشواری و سرگشتگی مواجه می‌شویم. مسائل در شکل‌ها و ابعاد مختلفی ظاهر می‌شوند، برای مثال ممکن است:
- چیزی آن‌طور که باید کار نمی‌کند و شما نمی‌دانید چرا اینگونه است
- چیزی که شما به آن احتیاج دارید در دسترس نیست و باید جایگزینی برای آن پیدا کنید
- کارمندان در یک برنامه جدید اخلال ایجاد کرده‌اند
- بازار جنس شما را نمی‌خرد. چطور باید دوام بیاورید؟
- مشتریان شکایت می‌کنند. چطور باید به شکایت‌های آنها رسیدگی کنید؟
مسائل از کجا می‌آیند؟ مسائل از بسیاری از جنبه‌های انسان و ماشین یا از طبیعت ناشی می‌شوند. برخی مسائل را ما خودمان ایجاد می‌کنیم (برای مثال یک تصمیم عجولانه گرفته شده است و فرد نامناسبی برای یک شغل انتخاب شده است). برخی دیگر از مسائل توسط عواملی که در کنترل ما نیستند ایجاد می‌شوند (برای مثال انبار بر اثر اصابت رعد و برق آتش گرفته است).
مسائل، اموری طبیعی و بخشی از زندگی هر روزه‌ی ما هستند. برای اینکه از تنش و فشاری که این مشکلات ایجاد می‌کنند آسیب کمتری ببینیم، باید بیاموزیم چطور با آنها به شکلی عقلانی و منطقی کنار بیاییم.
اگر بپذیریم مسائل مرتبا و با دلایل مختلف و از منابع متعدد ایجاد می‌شوند آن‌گاه می‌توانیم:
یاد بگیریم که با علمی و بی‌طرفانه به مسئله نزدیک شویم، برخی از مسائل را پیش‌بینی کنیم و از بزرگ‌تر شدن برخی از آنها جلوگیری کنیم. برای انجام این موارد لازم است فرآیند حل مسئله را بیاموزید.
در اینجا ما شما را با روش‌های بنیادین حل مسئله آشنا می‌کنیم. این یک فرآیند گام به گام است و شما به راحتی می‌توانید آن را انجام دهید.
منبع :www.chetor.com
با دنبال کردن این راهنما، در نهایت می‌توانید استراتژی‌هایی برای خودتان طراحی کنید که با فرآیندهای این راهنما هماهنگ باشند.
توجه داشته باشید که این تحلیل گسترده‌ای از هنر حل مسئله نیست بلکه راهکاری عملی، نظام‌مند و ساده شده، اما اثربخش است. راه‌هایی برای نزدیک شدن به مسائل که زمان و اطلاعات محدود صاحبان کسب و کار و مدیران را در نظر گرفته است. علاوه بر این، برخی مسائل چنان پیچیده‌اند که برای حل آنها نیاز به کمک ویژه‌ی متخصصان این رشته است. در نتیجه توجه داشته باشید که حل برخی مسائل خارج از توان و مهارت یک فرد است.
6. ارزیابی برنامه‌ی عمل
پیش از اینکه برنامه‌ی عمل خود را اجرایی کنید، مطمئن شوید تا جایی که امکان داشته است تمام متغیرها را در نظر گرفته‌اید. پرسش‌های زیر را از خود بپرسید:
- آیا افراد کافی برای انجامش دارید؟
- آیا برنامه به اندازه کافی ساده شده است که افراد بدانند چه چیزی از آنها خواسته شده است و چطور باید برنامه را عملی کنند؟
- آیا باعث برآشفتگی هیچ یک از مدیران، کارمندان، خرده‌فروشان و غیره می‌شود؟
- آیا برنامه‌ی زمان‌بندی، واقع‌بینانه و قابل دستیابی است؟
- آیا شرایط ویژه‌ای وجود دارد که از قلم افتاده باشد؟
- به چه کسانی باید اطلاع‌رسانی شود؟
- چه کسانی باید درگیر شوند؟
- چه کسی باید مسئولیت هر مرحله را بر عهده بگیرد؟
- آیا برنامه‌ی عمل مقرون به صرفه است؟
- آیا برنامه بخش روابط عمومی دارد؟
۷. موانعی که ممکن است در مراحل حل مسئله با آنها روبرو شوید
هنگامی که می‌خواهید برنامه‌ی عملتان را اجرایی کنید موانعی وجود دارد که ممکن است با آنها روبه‌رو شوید. بنابراین توصیه می‌شود راه‌هایی برای مقابله با آنها در نظر بگیرید. موانع نباید مانع از دستیابی شما به اهدافتان شوند. برخی موانع که باید مراقب آنها باشید عبارتند از:
- به موقع حاضر نبودن مواد اولیه یا ابزار مورد نیاز
- شرایط دیگری که ممکن است ایجاد شود و توجه شما به این مشکلات را بی‌اثر کند
- به تعویق افتادن
- جنگ قدرت میان مدیران یا کارمندان
- مقاومت در برابر تغییر که یکی از ویژگی‌های انسان است
مقاومت در برابر تغییر و پذیرش شرایط جدید در شرکت، معمولا بزرگ‌ترین مانع است. بهترین روش برای از سر راه برداشتن این مانع، قرار دادن بخش روابط عمومی در برنامه‌ی عمل است. پرسش کلیدی‌ای که باید از خودتان بپرسید این است که «چطور باید افرادم را مجاب کنم که از راه حل حمایت و آن‌را اجرایی کنند؟» برخی روش‌ها برای انجام این کار عبارتند از:
- تا جایی که می‌توانید مدیران و کارمندان مختلف را در فرآیند حل مسئله درگیر کنید.
- راه حل خود را با استفاده از یادداشت، خبرنامه و پوستر برای کارمندان تبلیغ کنید و مزایا و معایب راه حل را برای آنها توضیح دهید و برای آنها اثبات کنید که راه حل شما از وضعیت کنونی که در آن قرار دارید بهتر خواهد بود.
- یک برنامه‌ی زمانی ترتیب دهید که بر اساس آن گروه‌های مختلف کارمندان می‌توانند با راه‌حل آشنا شوند و پس از آن بازخورد آنها را بپرسید.
- اگر لازم می‌دانید یک برنامه آموزشی ترتیب بدهید، درنتیجه مدیران و کارمندان احساس می‌کنند برای اجرا کردن راه حل توانایی لازم را دارند.
- مدیران اصلی که قادرند اثر خوبی روی دیگران بگذارند را درگیر کار کنید.
برای موفقیت در یک کمپین روابط عمومی، اثر بخش‌ترین کار این است که تا جایی که می‌توانیم افرادی را که تحت تأثیر مسئله قرار دارند، درگیر کار کنیم. به این ترتیب آنها مسئله را بهتر درک می‌کنند و متوجه می‌شوند چرا راه حل شما بهترین راه حل است. در نتیجه آنها نه تنها علاقه‌ی بیشتری به حمایت کردن از راه حل شما خواهند داشت، بلکه برای موفقیت راه حل شما تلاش نیز خواهند کرد. بیشتر وقت‌ها علت ناکامی راه حلی که انتخاب می‌کنیم این است که کارمندان در آن خرابکاری می‌کنند، نه به این علت که راه حل نامناسبی انتخاب شده است. کارمندان ممکن است در مقابل تغییر مقاومت کنند، مخصوصا اگر احساس خطر کنند. درگیر کردن کارمندان کمک می‌کند ترس آنها فرو بریزد.
۸. اجرای آزمایشی راه حل و یا برنامه‌ی عمل
قبل از اینکه برنامه عمل را به‌طور کامل اجرایی کنید، باید گروه کوچکی از کارمندان و مدیران را انتخاب کنید و راه حل را در محیط کار بازی کنید. هنگامی که گروه در حال اجرای راه حل است آن را مشاهده کنید و نکات زیر را یادداشت کنید:
- چگونه راه حل را اجرا می‌کنند
- واکنش آنها به راه حل
- فهمی که از راه حل دارند
- کارایی ابزاری که برای انجام دادن راه حل به کار می‌برند
- مقاومت آنها در برابر راه حل و تمایلشان برای بازگشت به رفتار پیشین
بر اساس آنچه مشاهده می‌کنید، ممکن است لازم باشد تغییراتی در برنامه ایجاد کنید.
۹. مراحلی که برای موفقیت لازم است
برای اینکه از موفقیت راه حل و برنامه‌ی عمل مطمئن شوید، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- ابتدا کارمندان خود را به خوبی آماده کنید
- پیش از اجرا، آموزش‌های لازم را به کارمندانتان بدهید
- پیش از آغاز کار، ابزار و مواد اولیه لازم را تهیه کنید
- اگر لازم است، کارمندان جدید استخدام کنید
- در همه‌ی ملاقات‌ها از حضور روابط عمومی استفاده کنید
- اثرات هر مرحله از راه حل را ارزیابی کنید و تغییرات لازم را برای تطبیق هرچه بیشتر اعمال کنید
- همیشه انعطاف‌پذیر بمانید و ذهنی باز داشته باشید
موفقیت راه حل خود را ارزیابی کنید
پس از اینکه مراحل حل مسئله را اجرایی نمودید، از خود بپرسید: آیا اهدافی که دنبال می‌کردید محقق شدند؟ این اهداف چقدر خوب محقق شدند؟ و آیا راه حل شما به خوبی کار کرد؟ برای اینکه درک خودتان از نتایج را بررسی کنید، تا جایی که ممکن است از مدیران و کارمندانتان بازخورد بگیرید. چیزی که در نظر شما ممکن است به خوبی کار کرده باشد، ممکن است در نظر دیگران خوب نباشد. همیشه به یاد داشته باشید که کارمندانتان باارزش‌ترین ابزاری هستند که شما برای اجرای موفق راه حل‌هایتان در اختیار دارید.